Готовая презентация · 7 слайдов
Документ как фактор социальной коммуникации
Слайды и пояснения открыты без входа. Для скачивания PDF или PowerPoint понадобится войти.
Смотреть слайды
План презентации
2. Что превращает сообщение в документ
Документ — зафиксированная информация, которую можно идентифицировать и использовать повторно. • Содержание: что сообщается? • Носитель и форма: как закреплено сообщение? • Реквизиты и контекст: кем, когда и зачем оно создано? Фиксация делает сообщение устойчивым, но не гарантирует его истинность. Содержание Носитель и форма Реквизиты Контекст создания
В рабочем определении документ — это зафиксированная на носителе информация с признаками, позволяющими её идентифицировать. Носитель может быть бумажным или электронным; содержание — текстовым, изобразительным, звуковым. Для понимания документа важны не только слова, но и авторство, дата, назначение, обстоятельства создания. Одинаковая фраза в личном письме и официальном приказе имеет разный статус и разные последствия.
3. Как работает документальная коммуникация
Создатель → Документ → Канал передачи → Адресат → Действие Обратная связь: ответ, согласование, возражение. Особенность документальной коммуникации: участникам не обязательно находиться в одном месте и общаться одновременно. Создатель Документ Канал передачи Адресат Действие Возможная обратная связь — Ответный документ
Автор формулирует сообщение для определённого адресата и закрепляет его в документе. Затем документ передаётся по каналу: например, через почту или информационную систему. Адресат интерпретирует сообщение и действует. Обратная связь может оформляться новым документом. Так заявление и ответ на него образуют коммуникационную цепочку. На любом этапе возможны препятствия: утрата документа, ограниченный доступ, незнакомый язык или неверное понимание контекста.
4. Документ не только сообщает — он влияет
Информирует — отчёт передаёт сведения о результатах. Координирует — приказ закрепляет задачи и ответственность. Подтверждает — договор фиксирует условия и обязательства сторон. Сохраняет память — переписка свидетельствует об опыте людей и эпохи. Один документ может выполнять несколько функций.
Документ влияет на общество несколькими способами. Он сообщает сведения, согласует действия, фиксирует права и обязательства, сохраняет опыт. Функции пересекаются: договор одновременно передаёт информацию, организует отношения сторон и служит доказательством согласованных условий. При этом юридическая сила возникает не у любого текста: она зависит от вида документа, полномочий его создателя и соблюдения необходимых требований.
5. Архив — посредник между прошлым и настоящим
Текущее использование → Отбор на хранение → Сохранение и описание → Новое использование Архив обеспечивает: • сохранность документов и их контекста; • поиск через описи, каталоги и базы данных; • доступ с учётом установленных ограничений. Документ получает новых адресатов, не меняя своего происхождения. Текущая деятельность Экспертиза ценности Отобранные документы Хранение и описание Поиск и доступ Гражданин Исследователь
Архив продлевает коммуникационную жизнь документов. После завершения текущего использования часть документов по результатам экспертизы ценности сохраняется для дальнейшего использования. Архив обеспечивает не только хранение, но и описание, поиск и доступ в установленных пределах. Сохранение происхождения документа и его связей с другими документами помогает избежать ошибочного толкования. Первоначальный адресат и будущий пользователь могут задавать одному документу совершенно разные вопросы.
6. Как меняется роль одного документа
Условный пример: приказ о приёме на работу При создании Сообщает кадровое решение и запускает его исполнение. При архивном запросе Может служить основанием для подтверждения факта приёма. При исследовании Помогает изучать кадровый состав организации. Один документ — разные пользователи и вопросы. Приказ о приёме Кадровая служба — Исполнение решения Гражданин — Подтверждение факта Исследователь — Изучение кадров
Это условный пример, а не история конкретного человека. При создании приказ о приёме на работу сообщает о кадровом решении и служит основанием для организационных действий. Позднее сохранившиеся кадровые документы могут использоваться для подготовки архивной справки в ответ на запрос гражданина. Исследователь при наличии доступа может изучать по совокупности таких документов кадровый состав учреждения. Однако один приказ о приёме сам по себе не доказывает весь период работы: необходимы другие сведения. Смена задачи требует проверки достаточности источников.
7. Сохранить документ — значит сохранить возможность диалога
Документальная связь работает, когда документ: • доступен для поиска и чтения; • сохранён без неучтённых изменений; • понятен в контексте своего происхождения; • критически оценён и сопоставлен с другими источниками. Документ делает коммуникацию устойчивой. Архив обеспечивает её продолжение во времени. Прошлое — Создатель Настоящее — Пользователь Сохранность Поиск Контекст Критическая оценка
Эффективность документальной коммуникации зависит от возможности найти документ, прочитать его и оценить происхождение и содержание. Подлинный документ может содержать ошибки или отражать заинтересованную позицию автора: подлинность не равна достоверности всех сведений. В электронной среде дополнительно важны метаданные, контроль целостности и поддержание читаемости форматов. Итог доклада: документ делает социальное взаимодействие устойчивым и проверяемым, а архив поддерживает эту связь во времени.